Veel organisaties in de zorg, het onderwijs en de (lokale) overheid zijn momenteel bezig om de één of andere vorm van zelforganisatie in te voeren. Deze invoering wordt enerzijds gemotiveerd door bezuinigingen, meer werk verzetten met minder mensen, anderzijds door de oprechte intentie om de werkvloer meer vrijheid van handelen te geven. Wat de aanleiding ook is, belangrijk is dat het proces van het vormgeven van zelforganisatie goed verloopt. Hierbij enkele tips die daarbij kunnen helpen.
- Maak een robuust ontwerp van het concept en geen gedetailleerde blauwdruk. Robuust wil zeggen dat je heldere doelstellingen formuleert, de uitvoering organiseert, middelen beschikbaar stelt en de informatievoorziening regelt. Zelforganisatie ontstaat als resultante van de samenwerking van het team met zijn omgeving en wordt van binnenuit ontwikkeld.
- Stimuleer teamleden tot het actief geven en vragen van feedback van en aan elkaar. Dit is een basisvaardigheid waarover teamleden moeten beschikken. Ook is het belangrijk dat de tijd, ruimte en bereidheid binnen het team gecreëerd worden om feedback aan elkaar te geven.
- Zelforganisatie impliceert geen gelijkheid, wel gelijkwaardigheid. In het team zitten mensen met verschillende ervarings- en opleidingsniveaus, affiniteiten, talenten en temperamenten. De uitdaging is hoe het team deze verschillen productief maakt en niet in de valkuil stapt om ze af te vlakken.
- Zelforganisatie impliceert ook geen consensus in de zin dat teamleden altijd tot volledige overeenstemming moeten komen over de beslissingen die ze nemen (alhoewel een mooi streven). Helderheid over de wijze van besluitvorming creëert realistische verwachtingen bij de teamleden en de mogelijkheid om een uitzondering op de regel te kunnen maken.
- Maak heldere afspraken over de onderlinge samenwerking en de interacties met niet-teamleden. Collectieve afspraken over wederzijdse verwachtingen zijn de basis van goede collectieve dienstverlening en het ijkpunt voor het door-ontwikkelen ervan. Gemeenschappelijke ambities en SLA’-s verduidelijken bovendien de
bijdrage die van de individuele teamleden wordt gevraagd. - Het management begeleidt teams actief op weg naar hun status van zelforganisatie door fasegewijs de regelruimte van het team te vergroten. Om dat proces aan de teams zelf over te laten met de boodschap: “Jullie zijn nu een zelf-organiserend team, ga het maar doen” getuigt van onverantwoordelijk gedrag. Het management maakt deel uit van het systeem dat erop is gericht om zelforganisatie als concept effectief in te zetten en realiseren.
